看護師さん必修!忘年会の幹事を任された!準備など段取りのポイントは?

公開日: 更新日: 看護お役立ち情報

一年の労をみんなでねぎらう忘年会。「普段ゆっくり話せない人とお酒が飲めるなんて楽しみ!」という方や、「お酒の席はちょっと苦手。(自動的に参加が免除になる)夜勤にならないかな…」 という方など、感じ方はさまざまかもしれません。

ですが忘年会幹事の担当が回ってきたならば、参加した方々に「いい一年の締めくくりができた!このメンバーで来年もがんばろう!」と感じてもらえるように、ヌケ・モレが無いよう準備をすすめたいですよね。そこで、病院や部署の忘年会幹事を任された方が調整そして準備すべきことについてまとめました。

調整そして準備すべきことをリストアップしよう

病院の忘年会は、飲食店の個室を予約し部署別(病棟など)でアットホームに行う会から、ホテルの宴会場を大々的に貸し切って病院全体でおこなう300人超の大忘年会まで、規模がさまざま。ですが、参加人数の大小を問わず「幹事が調整&準備すべきこと」はある程度決まっています。

幹事が調整&準備すべきこと

① 日程調整、出欠管理
② 会場の手配、会場までの移動手段確保
③ 会計
④ 席の配置
⑤ 当日の司会進行、乾杯の挨拶、余興の依頼
⑥ イベントの景品準備

そして、調整や準備のため、前回の幹事からヒアリングしておきたいのはこちら。

ヒアリングすべきこと

  • 日程、時間、会場、料理など昨年の忘年会基本情報
  • 予算(会費制の場合は役職ごとの金額設定があることも。また、忘年会用に予算が組まれていて無料のケースもあります)
  • 出し物やビンゴ大会など、忘年会恒例となっているイベントについて
  • 何かトラブルが発生したか、その場合どう対処したか
  • 二次会はどのような流れになったか

それでは早速ひとつひとつの調整項目を見ていきましょう。

① 日程調整、出欠管理

病院全体の大規模な忘年会は、互助会といったレクリエーション係が幹事を行うケースも多く、事務課や師長・主任・医師などと調整することが多いようです 。

部署ごとの忘年会でも、毎年ある程度開催日程が決まっていることが多いので、昨年度幹事をされた方や先輩看護師に相談するのがオススメ。大学病院であればカンファレンスの前日は避けるなど、部署ごとの慣習がおそらく存在するため、そこを配慮して候補日を洗い出し、師長・主任・医師など必ず出席していただきたい方の予定に合わせて日程を決め、全体に出欠を取りましょう。

②会場の手配、会場までの移動手段確保

日程・おおよその人数が決まれば、会場候補に連絡をして仮予約を。病院勤務の場合、出席予定の方がドタキャンになることも大いにありえますので、2~3名分多めの人数を会場に伝えると同時に、何日前までキャンセルが可能かも把握しておきましょう。

また、宴会プランを3時間コースなどとやや長めに設定しておくと、仕事上のトラブルがあっても間に合う可能性が高くなります。宴会プランは「コース料理+飲み放題」にしておくのが安心。

③ 会計

会費制の場合、念のために支払い予想額よりも少し多めになる金額に設定するのがおすすめ。万が一トラブルが発生し緊急の出費があった際も、幹事が自己負担するような事態を避けられます。同時に参加者リストを作成して名前と金額を書いておけば、回収ミスも防止!

また、お金の回収はなるべく忘年会前日までに終えておきましょう。当日遅刻してくる方から回収漏れがあったり、お釣りが足りなくなったり、酔いが回ってしまうと非常に手間がかかったりと、現地での回収はなかなかの重労働。さらには、当日のドタキャンを減らすという抑止力も期待できます。

④ 席の配置

時間が許せば会場を下見し、上座・下座の確認を。基本的には出入口から最も遠い席が「上座」、出入口に最も近い席が「下座」です。

では、忘年会会場として使われることの多い、「舞台と円卓のあるホテルの宴会場」の場合、上座はどこになるのでしょうか。

テーブルの上座ですが、舞台の前、前列の中央であるBが一番の上席になります。次は出入り口から遠いA、そして近いCとなります。後列は中央かつ出入り口に遠い順でE、F、そしてDの順番になります。

 

B→A→C→E→F→D→G

 

円卓内の上座・下座に関しては、ステージ側に近い席が上座という説と、ステージがよく見える席が上座だという説があるため、宴会場のサービス担当者へ事前確認するのがおすすめ。

ちなみに幹事は、ドア付近やサービス担当者の出入り口付近の、ホールスタッフや仲居さんと連携しやすい位置に座るようにしましょう。

⑤ 当日の司会進行、乾杯の挨拶、余興の依頼

幹事は忘年会当日やるべき仕事がたくさんありますので、できれば司会進行役は他の人に頼んでおくこと。そして、各種挨拶や乾杯の音頭を 上司に依頼するのもお忘れなく。その際は「5分程度でお願いできると嬉しいです!」など具体的な時間を伝えておくことで、進行もスムーズに。

挨拶の順番、担当する人

1.開宴の挨拶:司会者もしくは幹事
2.始めの挨拶:参加者の中で一番役職の高い人
3.乾杯の音頭:参加者の中で三番目に役職の高い人
4.締めの挨拶:参加者の中で二番目に役職の高い人

また、病院によっては歌やダンスなどの余興が忘年会の恒例行事となっているところもあるので、担当者が練習期間を確保するためにも早めの依頼を心がけて。

⑥ イベントの景品準備

病院の忘年会でも人気なのが、ビンゴ大会や抽選会などの「プレゼントイベント」。景品には、コンパクトな家電や、後日お肉やカニなど豪華グルメが届くギフトカード、自分の好きなものを選べるカタログギフトなどが人気です。

コンパクトな景品の例

  • 旅行券
  • グルメギフト
  • 大きすぎない最新家電(美容家電、AI搭載家電、お掃除ロボットなど)
  • 選べるカタログギフト
  • クリスマスコフレ(高級コスメブランドのセット)
  • 宝くじ など

まとめ

忘年会の幹事をすることで、調整力や段取り力などの社会人スキルが磨かれるのはもちろん、普段の業務上では知ることのなかった同僚の新たな一面に気づけるかもしれません。また、参加者が気持ちよく参加できる忘年会を計画・実行することで、きっと周囲からの信頼も上がりますよ!ぜひこのチャンスを活かして、看護師としてはもちろん社会人としてステップアップできるよう頑張ってみてくださいね。

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タグ : 看護師あるある
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kiralike編集部

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